Todo sistema integral de información tiene como fundamento un conjunto de registros primarios donde de manera sistemática, son anotados los acontecimientos económicos que a diario tienen lugar en la empresa, siendo esta fase de recolección de datos un eslabón de gran importancia, a los efectos de disponer de una información consistente.

Esta información servirá para mejorar la administración, el servicio al cliente, la dirección de la empresa y la producción. Es fundamental que todo el personal esté capacitado y comprometido con el sistema para lograr la fiabilidad de los datos.